El WhatsApp del consultorio que nadie contestaba: la herramienta sanjuanina que ya usan las clínicas

Dos emprendedores locales crearon un sistema que ordena turnos, obras sociales e historias clínicas, y ya funciona en un centro médico de San Juan. Detrás de los llamados sin respuesta y los mensajes acumulados no siempre hay desidia: hay sistemas de gestión que vuelven imposible el trabajo diario.

Xavier Orduña y Valentín Vives empezaron a trabajar juntos en 2025. Los dos venían del mundo de la inteligencia artificial y los sistemas, y se topetaron con un problema que cualquier paciente sanjuanino conoce: conseguir un turno médico puede ser una odisea. Llamadas que nadie atiende, mensajes de WhatsApp que se apilan, demoras para saber si un profesional tiene lugar. Así nació VitalTasks AI, un emprendimiento que busca agilizar la gestión administrativa de clínicas y centros médicos.

Lo que empezó como una solución para un solo establecimiento terminó siendo un diagnóstico más amplio. Después de relevar más de 30 instituciones de San Juan, los emprendedores confirmaron que el problema no era aislado. La herramienta ya funciona en un centro médico local y apunta a resolver cuestiones vinculadas con los turnos, las obras sociales y las historias clínicas. El proyecto fue uno de los cinco ganadores del Concurso Innovación Startup 2026 del Gobierno provincial.

El problema que encontraron en más de 30 clínicas sanjuaninas

Valentín Vives contó a Tiempo de San Juan que la iniciativa comenzó a gestarse hace aproximadamente un año, cuando su socio identificó las dificultades de la gente para comunicarse con los centros de salud. "Nosotros veníamos trabajando con inteligencia artificial y con sistemas. Entonces empezamos a trabajar con esta clínica y después nos dimos cuenta de que no era un problema únicamente de este centro médico, sino que era general en San Juan", relató.

A partir de ese primer acercamiento, los emprendedores analizaron el funcionamiento de otras instituciones y relevaron más de 30 clínicas. El diagnóstico mostró problemas que se repetían: sobre todo, la desorganización de la información y la carga administrativa sobre el personal.

Vives hizo hincapié en que las demoras para conseguir un turno no responden necesariamente a una mala atención de las secretarias. En muchos casos, el personal debe atender al mismo tiempo a quienes llegan al mostrador, responder mensajes de WhatsApp y recibir llamados telefónicos.

"Nuestro sistema lo que hace es agilizar toda la parte de la gestión para que la persona de atención al cliente pueda trabajar mejor. No es que no te responden porque trabajan mal o de mala manera, sino todo lo contrario: están con muchísimas tareas", señaló.

La intención de VitalTasks AI es centralizar esas operaciones para evitar que la información quede dispersa entre distintos canales y que el personal tenga que hacer cada consulta o modificación a mano.

Cómo funciona el sistema y qué cambia para los pacientes

Actualmente, VitalTasks AI trabaja con un sistema de gestión que permite a las clínicas organizar los turnos y consultar la disponibilidad de los profesionales. Uno de los próximos objetivos es incorporar agentes de inteligencia artificial que puedan interactuar directamente con los pacientes.

Vives aclaró que esa herramienta todavía no está implementada en los centros médicos con los que trabajan, aunque ya fue desarrollada y utilizada en otros rubros comerciales.

El funcionamiento previsto es sencillo: una persona podrá comunicarse por WhatsApp con un agente de inteligencia artificial conectado al sistema de turnos. A partir de ese contacto, podrá consultar qué días y horarios están disponibles y elegir la opción que más le convenga.

El emprendedor describió un ejemplo: un paciente pide un turno para el lunes. El asistente le ofrece los horarios disponibles y, si ninguno le sirve, puede consultar por otra fecha. Una vez elegida la opción, el sistema registra el turno sin necesidad de que intervenga una persona de atención al público.

La propuesta busca que la disponibilidad de los profesionales esté actualizada y que los pacientes puedan hacer el trámite sin depender de que una secretaria esté disponible para responder cada mensaje o llamada. De todos modos, Vives aclaró que esa modalidad todavía forma parte de los próximos pasos del proyecto y que actualmente están trabajando para incorporarla a la plataforma.

Los primeros pasos en centros sanitarios locales

Uno de los primeros establecimientos en incorporar VitalTasks AI fue el Centro Médico EMA Salud. Allí, el emprendimiento desarrolló un sistema que permite organizar los turnos y facilitar el trabajo de las personas encargadas de la atención administrativa.

Según explicó Vives, los pacientes pueden comunicarse con el centro médico por WhatsApp o teléfono, mientras que el personal utiliza la plataforma para registrar nuevos turnos, consultar la agenda semanal y hacer modificaciones o reprogramaciones. El emprendedor destacó que la implementación permitió resolver distintas dificultades administrativas que antes demandaban más tiempo y trabajo manual.

Entre las mejoras mencionó la posibilidad de consultar los padrones de las obras sociales para verificar si un afiliado tiene activa su cobertura. De esa manera, cuando una persona llega a atenderse, el establecimiento puede comprobar directamente desde el sistema si acepta su obra social, sin tener que buscar manualmente los datos de cada afiliado.

"Para una clínica es un problema tener que buscar a cada afiliado en cada obra social para ver si la tiene activa. Con el sistema directamente se consulta y se puede saber si tiene la cobertura", explicó.

También destacó los avances en la organización de las agendas, ya que el personal puede visualizar los turnos de la semana y de los días siguientes, además de identificar aquellos que necesitan ser reprogramados o requieren un recordatorio.

Otro de los aspectos que contempla la plataforma es la gestión de las historias clínicas. Vives explicó que el sistema apunta a facilitar el acceso y la organización de esa documentación, un aspecto importante para las instituciones tanto desde el punto de vista administrativo como del cumplimiento de las obligaciones legales vinculadas con la información de los pacientes.

Además de EMA Salud, VitalTasks AI comenzó a desarrollar su sistema para el Centro Pediátrico Niñiiitos. De acuerdo con las estimaciones que brindó el emprendedor durante la entrevista, esperaban completar la implementación en aproximadamente un mes.

Vives también señaló que el trabajo realizado en EMA Salud acompañó el proceso de reorganización y crecimiento del establecimiento, que posteriormente se trasladó a un espacio más grande.

Un desarrollo local frente a los sistemas de otras provincias

Uno de los aspectos que los creadores de VitalTasks AI identificaron durante el relevamiento fue la dependencia de muchas instituciones sanjuaninas de sistemas desarrollados en otras provincias, principalmente Córdoba y Buenos Aires. Vives sostuvo que esa situación puede generar dificultades cuando los centros médicos necesitan resolver problemas técnicos o administrativos, debido a los tiempos que demanda el soporte de empresas que no tienen una estructura local.

En ese sentido, destacó que el desarrollo sanjuanino les permite mantener un contacto directo con las instituciones y realizar modificaciones a partir de las necesidades que surgen durante el uso cotidiano de la plataforma. El emprendedor remarcó que uno de los puntos que diferencia al proyecto es la adaptación a las particularidades del sistema de salud provincial, especialmente en lo relacionado con las obras sociales y sus padrones.

Por ese motivo, aunque reconoció que tuvieron acercamientos con interesados de otras provincias, explicó que actualmente prefieren concentrar sus esfuerzos en San Juan y profundizar las funcionalidades que todavía están en desarrollo.

"Sabemos que en San Juan es muy importante darle esa personalización y adaptarlo, ya que no hay nada que resuelva esa necesidad y la parte de las obras sociales", sostuvo.

De qué se trata el próximo objetivo

La incorporación de agentes de inteligencia artificial para gestionar turnos no es el único avance que proyectan los emprendedores. Otro de los objetivos es profundizar la conexión entre el sistema de gestión de las clínicas y las obras sociales, particularmente en los procesos de facturación.

Vives explicó que actualmente cuentan con una herramienta que permite generar la facturación para los establecimientos médicos, aunque todavía se entrega en formatos genéricos que luego deben ser cargados en las plataformas de las respectivas obras sociales.

La intención es avanzar hacia una conexión directa que permita automatizar ese procedimiento y reducir las tareas administrativas que actualmente realizan las instituciones.

Ese desarrollo forma parte de la estrategia de VitalTasks AI para construir una plataforma que no se limite a la organización de turnos, sino que permita integrar diferentes áreas del funcionamiento de una clínica.

El reconocimiento provincial y los $5 millones para seguir creciendo

El desarrollo de VitalTasks AI también consiguió un reconocimiento dentro del ecosistema tecnológico provincial. A comienzos de noviembre, el emprendimiento fue seleccionado entre los cinco ganadores de la segunda edición del Concurso Innovación Startup 2026, organizado por el Ministerio de Producción, Trabajo e Innovación a través de la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación.

El objetivo, según explicó el emprendedor, es continuar incorporando herramientas que respondan a las necesidades detectadas durante el relevamiento de los centros médicos sanjuaninos.

Durante el Pitch Day, diez proyectos preseleccionados presentaron sus propuestas ante un jurado integrado por representantes de los sectores industrial, tecnológico, minero y empresarial. Luego de las exposiciones, fueron elegidas cinco iniciativas que recibirán un reconocimiento económico de $5 millones cada una, además de un proceso de incubación personalizado y asistencia técnica especializada.

VitalTasks AI fue distinguido por su propuesta de centralizar agendas, cobros, obras sociales e historias clínicas para clínicas privadas, con un asistente de inteligencia artificial orientado a resolver la fragmentación de información y las demoras administrativas.

La iniciativa compartió el reconocimiento con otros cuatro proyectos de base científica y tecnológica: VERAE, Sherlock (TeraObject), Fervere Yeasts y Riego Inteligente, enfocados en necesidades vinculadas con la minería, la vitivinicultura, la eficiencia hídrica y las operaciones críticas.